System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów

Podręcznik użytkownika.......................................................................................................................................... 1

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną..................................................................................................8

Polityka ochrony danych........................................................................................................................................ 11

Część pierwsza:

Podręcznik użytkownika

Witamy w systemie Pogodne Rezerwacje™.

Pogodne Rezerwacje™ – to elastyczny systemem umawiania wizyt, rezerwacji, rozliczania i ewentualnej

sprzedaży możliwości korzystania z zasobów (miejsc, biletów, stanowisk pracy, usług, spotkań itp.),

umożliwiający różnorodną konfigurację w zależności od potrzeb użytkowników.

Niniejsza instrukcja ma na celu ogólne przedstawienie idei działania i możliwości systemu. Do systemu

mogą być dodawane również nowe funkcje. Nazwy i opisy poleceń mogą być zmieniane,

w zależności od potrzeby dostosowania do konkretnej działalności. Uprawnienia użytkowników lub

konkretnej ich grupy mogą nie obejmować wszystkich funkcji wskazanych w instrukcji.

Użytkownicy

System umożliwia tworzenie kilku kategorii użytkowników, między innymi:

•Administratorzy – użytkownicy zarządzający systemem,

•Specjaliści (Użytkownicy zawodowi) – podmioty rezerwujące zasoby (takie jak stanowiska

pracy, gabinety, sale zajęć, narzędzia, miejsca reklamowe itp.) w celu innym niż niezwiązany

bezpośrednio z działalnością gospodarczą lub zawodową. Typowym użytkownikiem

zawodowym jest użytkownik używający systemu w celu umawiania spotkań z klientami lub

rezerwowania zasobów dla klientów.

•Klienci – użytkownicy rezerwujący miejsca na indywidualnych lub grupowych konsultacjach

(zajęciach) z Specjalistami (Użytkownikami Zawodowymi) lub samodzielnie korzystający

z rezerwacji innych zasobów (np. sali) dla własnych potrzeb.

Specjaliści (Użytkownicy Zawodowi)

Specjaliści zostają zaproszeni do korzystania z systemu przez administratora. Po zarejestrowaniu konta

i zalogowaniu otrzymasz dostęp do przeznaczonych dla Ciebie stanowisk pracy i innych

zasobów (dodatków).

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 1 z 15

Klienci

W zależności od konfiguracji systemu, klienci mogą zapisywać się na indywidualne lub grupowe

konsultacje ze Specjalistami (Użytkownikami Zawodowymi) lub inne wydarzenia (usługi, konferencje

itp.) i tworzyć konto użytkownika samodzielnie lub po zatwierdzeniu przez Specjalistę (Użytkownika

Zawodowego) opiekującego się daną grupą Klientów albo na jego zaproszenie. W zależności od

konfiguracji, konto Klienta może być utworzone jako anonimowe konto gościa (z podaniem jedynie

adresu e-mail i ew. loginu) lub konto zwykłego użytkownika (z podaniem danych). Tworzenie kont

gościa umożliwia anonimowe logowanie i zapisywanie się na zajęcia osobom znającym login oraz hasło

ustawione przez Użytkownika Zawodowego, np. członkom grup zajęciowych.

Możliwość samodzielnego zapisywania się na spotkania przez klientów może być wyłączona lub

udostępniana jedynie niektórym grupom klientów.

Opis funkcji może być dostosowany do konkretnej branży działalności i konkretnych usług.

Profil

Dane identyfikacyjne użytkownika znajdują się w menu Moje konto → Profil. Do działania systemu

niezbędne jest podanie adresu poczty elektronicznej, pod który wysłana zostanie wiadomość powitalna

z hasłem tymczasowym. Niezbędne jest również podanie loginu (domyślnie jest nim adres poczty

elektronicznej).

W celu identyfikacji dysponenta rezerwacji system wymaga również wypełnienia pól: Imię dysponenta

rezerwacji (lub kreska) oraz Firma, marka (lub kreska). Treść zawarta w tych rubrykach może być

używana w celu kierowania Klientów do określonych gabinetów (zasobów). Jeśli przetwarzanie tych

danych w systemie jest zbędne, pola te należy wypełnić kreską („–”).

Podanie pozostałych informacji wskazanych w profilu użytkownika jest fakultatywne. Nagłówki pól

mogą być zmienione w zależności od potrzeb. Istnieje również możliwość dodania nowych pól.

Terminarz rezerwacji

W menu Terminarze znajdziesz pozycję Terminarz rezerwacji. Możesz w nim przejrzeć dostępne,

zarezerwowane i zablokowane okna czasowe, zmodyfikować rezerwację lub utworzyć nową. Jeśli nie

widzisz zasobu, który chcesz zarezerwować, to prawdopodobnie nie masz uprawnień do korzystania

z niego lub jest on w danym czasie niedostępny.

System umożliwia korzystanie z dwóch typów terminarzy: terminarza posługującego się tygodniową

siatką godzin (np. do rezerwacji gabinetów, usług itp.) oraz terminarza korzystającego z pojedynczych

okien czasowych (np. do rezerwacji miejsc na konferencji).

Na stronie jednego z terminarzy znajdź zasób, datę i czas, który chcesz zarezerwować. Kliknięcie

na przedział czasowy pozwoli Ci zmienić czas, zasoby, opis i inne szczegóły rezerwacji.

Opis przedmiotu rezerwacji możesz wyświetlić, klikając nazwę zasobu (np. Gabinet nr 4).

Kliknięcie przycisku Utwórz spowoduje sprawdzenie dostępności czasowej, utworzenie rezerwacji oraz

wysłanie ewentualnych powiadomień elektronicznych (zależnie od konfiguracji systemu). W podobny

sposób można rezerwację zmienić lub usunąć.

Rezerwacje w czasie minionym mogą być zmieniane lub tworzone tylko przez administratorów.

W podobny sposób możesz korzystać ze stron Mój terminarz oraz Terminarz zasobu.

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 2 z 15

Znajdź wolny termin

Na stronie Terminarze znajduje się polecenie Znajdź wolny termin. Daje ono możliwość wyszukiwania

dowolnego dostępnego okna czasowego spełniającego podane kryteria.

Wiele zasobów

W ramach jednej rezerwacji możesz zarezerwować kilka zasobów (pomieszczeń, przedmiotów itp.).

W tym celu przed zakończeniem procesu rezerwacji kliknij polecenie Zmień, wyświetlane obok nazwy

podstawowego, rezerwowanego przez Ciebie zasobu. Dodawanie kolejnych zasobów jest możliwe

poprzez ich zaznaczanie i kliknięcie w przycisk Gotowe.

Aby usunąć dodatkowe zasoby, kliknij link Zmień, odznacz zasoby, które chcesz usunąć i kliknij Gotowe.

Administrator może wyłączyć lub ograniczyć możliwość rezerwowania kilku zasobów w ramach jednej

rezerwacji.

Rezerwacje powtarzające się

Rezerwacja może się powtarzać w stałe dni tygodnia, miesiąca lub co określoną liczbę dni,

tygodni lub miesięcy. Opcje te możesz włączyć przy tworzeniu lub zmianie rezerwacji. W przypadku

powtarzania rezerwacji co miesiąc (lub wielokrotność miesiąca) istnieje możliwość wyboru stałego dnia

miesiąca (np. 5-go dnia co drugiego miesiąca) lub stałego dnia tygodnia (np. pierwszy wtorek każdego

miesiąca).

Uczestnicy

Na organizowane przez siebie wydarzenie możesz zaprosić uczestników. Zaproszenie użytkownika

spowoduje wysłanie wiadomości z zaproszeniem i umożliwi użytkownikowi jego zaakceptowanie lub

odrzucenie. Przyjęcie zaproszenia powoduje dodanie użytkownika do listy uczestników. Odrzucenie

zaproszenia powoduje usunięcie użytkownika z listy zaproszonych.

Całkowita liczba uczestników jest ograniczona przez pojemność danego zasobu (np. sali).

Jeśli opcja ta jest włączona, można również zapraszać niezarejestrowanych użytkowników jako gości,

podając ich adres e-mail lub zezwolić innym osobom na dołączenie do Twojej rezerwacji bez

zaproszenia, zaznaczając opcję Pozwól innym na dołączenie.

System może być skonfigurowany w sposób umożliwiający organizację i prowadzenie spotkań zdalnych

(np. telekonferencji, telekonsultacji) oraz rozliczania opłat za uczestnictwo.

Opcja zapraszania uczestników może być wyłączona. Jeśli chcesz z niej korzystać, skontaktuj się z

administratorem.

Dodatki

Do rezerwacji możesz dodać dodatki – np. tablice suchościeralne, rzutnik itp.

Przy tworzeniu lub modyfikacji rezerwacji kliknij link Dodaj, znajdujący się po prawej stronie karty

rezerwacji (obok napisu Dodatki) i wybierz liczbę każdego dodatku. Ilość dostępnych dodatków zależy

od aktualnego stanu rezerwacji i może być ograniczona przez administratora.

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 3 z 15

Rezerwacja w imieniu innych osób

Administratorzy aplikacji i administratorzy grup mogą dokonywać rezerwacji w imieniu innych

użytkowników, klikając link Zmień znajdujący się po prawej stronie nazwy użytkownika. Mogą

oni również modyfikować i usuwać rezerwacje należące do innych użytkowników.

Aktualizacja rezerwacji

Możesz aktualizować tylko własną rezerwację lub rezerwację utworzoną w Twoim imieniu.

Aby zaktualizować rezerwację, znajdź ją w Terminarzu, kliknij na nią, zmień dotyczące jej dane oraz

kliknij Aktualizuj w celu zapisania danych.

Nie można aktualizować rezerwacji minionych, chyba że administrator to umożliwi.

Aktualizacja określonych wystąpień z serii

Jeśli ustawiono rezerwację powtarzającą się, tworzona jest seria rezerwacji. Przy wprowadzaniu zmian

i aktualizacji system zapyta, które wystąpienia (obecne – właśnie przeglądane; obecne i przyszłe;

wszystkie) chcesz zaktualizować.

Usuwanie rezerwacji

Usunięcie rezerwacji powoduje jej całkowite usunięcie. Jeśli rezerwacja jest częścią serii, możesz usunąć

jedno wystąpienie, tylko przyszłe wystąpienia lub wszystkie wystąpienia – całą serię. Rezerwacje

przeszłe nie mogą być usunięte, chyba że administrator to umożliwi.

Wiadomości z powiadomieniami

System może wysyłać wiadomości powiadamiające lub przypominające z określonym wyprzedzeniem o

różnych wydarzeniach, takich jak utworzenie rezerwacji, ich aktualizacje i usunięcie, zmiana

uczestników, przypomnienie o zbliżającej się rezerwacji lub końcu serii rezerwacji. Długość

wyprzedzenia jest regulowana.

Możesz włączyć lub wyłączyć otrzymywanie określonych kategorii wiadomości (Moje konto →

Powiadomienia).

Zameldowanie i wymeldowanie z rezerwacji

System może być skonfigurowany w taki sposób, aby tworzący rezerwację mieli obowiązek zameldować

się i wymeldować z każdej rezerwacji: bezpośrednio w systemie (na stronie szczegółów rezerwacji lub

na pulpicie nawigacyjnym), przez kartę zbliżeniową lub QR lub przez wiadomość zwrotną (e-mail lub

sms). Działa to podobnie jak system rezerwacji hotelowych, wymagający zameldowania się po

przyjeździe i wymeldowania się po wyjeździe. Podczas tworzenia rezerwacji użytkownik zostanie

powiadomiony, czy wymagane jest zameldowanie i wymeldowanie.

System zameldowań może być wykorzystany do zarządzania fizycznymi dostępami do zasobów

(otwieraniem i zamykaniem bramek, zamków itp.) poprzez kody QR, wysyłane na telefon komórkowy,

jak również do potwierdzania przez klientów chęci skorzystania z usług (np. zwrotną wiadomością e-

mail lub sms-ową, traktowaną przez system jako „zameldowanie”).

W przypadku braku zameldowania w określonym czasie system może anulować rezerwację, a zasób

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 4 z 15

może być udostępniony innym.

Wymeldowanie może kończyć rezerwację przed zaplanowanym terminem; w przypadku braku

zameldowania rezerwacja może biec dalej, aż do kolejnej zaplanowanej rezerwacji lub do końca dnia.

Umożliwi to obciążenie użytkownika za faktycznie wykorzystany czas korzystania z zasobu.

Panel sterowania

Panel sterowania – to szybki podgląd Twojego dnia. Zawiera on następujące sekcje:

•Ogłoszenia – wszystkie ostatnie ogłoszenia opublikowane przez administratorów,

•Najbliższe rezerwacje – Twoje rezerwacje na najbliższe dwa tygodnie,

•Dostępność zasobów – informacje nt. dostępności dziesięciu ostatnio używanych zasobów,

z możliwością ich rezerwacji.

Środki

Środki to przyznane Ci prawa do rezerwacji zasobów (w zależności od konfiguracji: godziny, jednostki,

punkty, żetony), umożliwiające rozliczanie rezerwacji.

Zasób może zużywać określoną liczbę środków na rezerwację lub na okno czasowe. Utworzenie

rezerwacji może być zależne od posiadanych środków. Okna czasowe mogą mieć różną długość w

różnych porach dnia i dniach tygodnia. Niezależnie od tego zużycie środków przez dany zasób może być

inne w godzinach szczytu lub w określonych dniach tygodnia.

Stan swoich środków oraz historię operacji możesz sprawdzić w sekcji Zapas środków w zakładce Moje

konto.

W zależności od konfiguracji systemu, środki można nabywać bezpośrednio w systemie (poprzez

płatności elektroniczne) lub kontaktując się z administratorem.

Wymiana informacji z terminarzami zewnętrznymi

Eksport wydarzeń

Jeśli korzystasz z powiadomień e-mail o utworzeniu lub zmianie rezerwacji, do powiadomienia

dołączony jest plik z danymi terminarza (.ics). Plik ten można otworzyć w dowolnej

aplikacji kalendarzowej, takiej jak Microsoft Outlook czy Kalendarz Google.

Podczas przeglądania lub aktualizacji rezerwacji, w menu Więcej znajdują się opcje umożliwiające

dodanie rezerwacji do kalendarza zewnętrznego.

Wybór opcji +Outlook / pobierz ics spowoduje dodanie wydarzenia bezpośrednio do programu

Outlook, jeśli jest on zainstalowany na komputerze. Jeśli nie jest on zainstalowany, pobrany zostanie

pliku .ics – standardowy plik formatu kalendarza. Można go dodać do dowolnej aplikacji obsługującej

ten format.

Wybranie opcji +Google spowoduje otwarcie Kalendarza Google z wstępnie wypełnionym

wydarzeniem.

W przypadku korzystania z eksportu, zmiany w terminarzu Pogodne Rezerwacje™ nie powodują

automatycznych zmian w kalendarzach zewnętrznych.

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 5 z 15

Import wydarzeń

Administrator może importować do Pogodnych Rezerwacji™ wydarzenia z kalendarzy zewnętrznych

– plik ics lub Quartzy (menu: Ustawienia → Import danych).

Integracja z kalendarzami zewnętrznymi

Aby nowe rezerwacje pojawiały i aktualizowały się automatycznie w kalendarzu zewnętrznym (np.

w kalendarzu Google), w kalendarzu zewnętrznym należy ustawić subskrypcję kalendarzy Pogodne

Rezerwacje™, dotyczącą interesujących Cię zasobów lub użytkowników. Funkcja subskrypcji może być

wyłączona przez administratora.

Aby umożliwić subskrypcję Twojego terminarza osobistego, w menu Terminarze należy wybrać Mój

terminarz. Po prawej stronie znajduje się przełącznik – Kliknij, by udostępnić terminarz | Kliknij, by

wyłączyć udostępnianie terminarza oraz przycisk Subskrybuj ten terminarz (widoczny po włączeniu

udostępniania terminarza). Adres URL odsyłacza należy skopiować do odpowiedniego okienka

w aplikacji kalendarzowej (np. Google) integrowanej z terminarzem Pogodne Rezerwacje™.

W podobny sposób można włączyć i wyłączyć subskrypcję terminarza rezerwacji oraz terminarza

konkretnego zasobu.

Integracja z kalendarzem zewnętrznym obejmuje informacje o wydarzeniach na określoną liczbę dni

naprzód oraz na określony czas w przeszłości, ustawiane przez administratora.

Konfiguracja klienta kalendarza

W większości przypadków kliknięcie linku Subskrybuj ten terminarz automatycznie skonfiguruje

subskrypcję w Twoim kliencie kalendarza.

Microsoft Outlook

Jeśli subskrypcja nie zostanie dodana automatycznie, w aplikacji Microsoft Outlook otwórz Widok

kalendarza, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję Moje kalendarze i wybierz opcję

Dodaj kalendarz → z Internetu. Wklej adres URL wskazany w terminarzu Pogodne Rezerwacje™ pod

linkiem Subskrybuj ten terminarz.

Kalendarz Google

Otwórz Ustawienia Kalendarza Google. Kliknij kartę Kalendarze. Kliknij przycisk Przeglądaj ciekawe

kalendarze. Kliknij Dodaj przez URL. Wklej adres URL wskazany w terminarzu Pogodne Rezerwacje™

pod linkiem Subskrybuj ten terminarz.

Osadzanie terminarza w witrynie internetowej

W prosty sposób można zamieścić widok terminarza systemu rezerwacyjnego w zewnętrznej witrynie

internetowej. Skopiuj i wklej poniższe odwołanie do JavaScript na swojej stronie, aktualizując atrybut

src, aby wskazywał na Twój adres URL:

Wyświetlone zostaną tylko terminarze i zasoby oznaczone jako publiczne. Jeśli brakuje określonych

rezerwacji z określonych terminarzy lub dotyczących określonych zasobów, prawdopodobnie

udostępnianie publiczne nie zostało włączone.

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 6 z 15

W celu zmiany widoku terminarza, w ciągu zapytania można używać następujących wartości:

Nazwa Możliwe wartości Wartość

domyślna Opis

type agenda, week, month agenda Widok harmonogramu

format date, title, user, resource date Zakres informacji pokazywanych w okienku rezerwacji.

dLiczba całkowita

od 1 do 30 7 Liczba dni pokazywanych w widoku agendy

sid

Identyfikator publiczny

(public ID) dowolnego

harmonogramu

All schedules

(Wszystkie

harmonogramy)

Pokazuje jedynie określony harmonogram

rid

Identyfikator publiczny

(public ID) dowolnego

zasobu

All resources

(Wszystkie

zasoby)

Pokazuje jedynie rezerwacje określonego zasobu

Kolorystyka i wygląd terminarza może być indywidualnie skonfigurowana, dopasowana do potrzeb

użytkownika.

Limity rezerwacji

Administrator ma możliwość konfigurowania reguł limitowania rezerwacji w oparciu o różne kryteria,

np. sumę godzin zarezerwowanych w okresie rozliczeniowym, liczbę lub sumę godzin jednoczesnych

rezerwacji określonego zasobu lub zasobów z określonej grupy. Ustawienie limitów ogranicza

możliwość pomyłkowych lub celowych rezerwacji wszystkich zasobów jednocześnie przez jednego

użytkownika.

Lista oczekujących

Jeśli zasób nie jest dostępny w oczekiwanym czasie, możesz zapisać się na listę oczekujących.

Możliwość zapisu zostanie wyświetlona przy próbie dokonania rezerwacji.

Zapisanie się na listę oczekujących nie powoduje automatycznej rezerwacji zasobu. Otrzymasz

powiadomienie, gdy dany zasób stanie się dostępny. Funkcja ta może być wyłączona przez

administratora.

Życzymy przyjemnego i efektywnego korzystania z systemu.

Zespół – operator systemu

Branicka i Utnik spółka jawna

KRS nr 0000855526

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 7 z 15

Część druga:

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

1. System rezerwacyjny Pogodne Rezerwacje™ służy do świadczenia drogą elektroniczną usług

umawiania wizyt, rezerwacyjnych, rezerwacyjno-sprzedażowych i rozliczeniowych, opisanych

w części pierwszej regulaminu systemu – Podręcznik użytkownika.

2. Operatorem systemu rezerwacyjnego (usługodawcą usług świadczonych drogą elektroniczną,

wykonywanych wyłącznie poprzez system rezerwacyjny, polegających głównie na obsłudze i

rozliczaniu rezerwacji oraz pośrednictwie w sprzedaży za pomocą systemu) – jest Branicka

i Utnik spółka jawna w Warszawie, ul. Pogodna 33, 05-077 Warszawa 147, NIP: 952 220 86 61,

wpisana przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie do rejestru przedsiębiorców KRS

pod numerem 0000855526, oznaczająca swoje usługi zastrzeżonym znakiem towarowym Strefa

Pogodna®, adres elektroniczny operatora: strefa @ pogodna·edu·pl.

3. Świadczeniodawcami usług i organizatorami wydarzeń rejestrowanych w systemie są podmioty

korzystające w tym celu z systemu (Użytkownicy Zawodowi – Specjaliści). Użytkownikami

systemu rezerwacyjnego mogą być również osoby zainteresowane rezerwacją terminów

u Użytkowników Zawodowych (Klienci).

4. Operator dokłada staranności, by dane osobowe przetwarzane w systemie były chronione przed

nieuprawnionym przetwarzaniem. Dostęp do informacji zawierających dane osobowe jest

chroniony hasłem, a same informacje są transmitowane za pomocą szyfrowanych,

certyfikowanych metod transmisji (SSL/TLS). Do operacji na danych osobowych dopuszczane są

tylko osoby, których udział w tych operacjach jest niezbędny.

5. Wykonując obowiązek z art. 6 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą

elektroniczną, informujemy o zagrożeniach związanych z korzystaniem z usług świadczonych

drogą elektroniczną:

a) uzyskanie nieuprawnionego dostępu do danych przetwarzanych w systemie,

b) otrzymywanie drogą elektroniczną niezamówionej informacji handlowej i innych

niechcianych wiadomości,

c) niechciana instalacja lub niepożądanego, szkodliwego lub złośliwego oprogramowania,

w tym robaków i wirusów komputerowych, zdolnych do samopowielania lub zmiany

plików użytkowników, oprogramowania szpiegującego, innego oprogramowania

wykonującego czynności bez wiedzy i zgody użytkownika

d) narażenie na podsłuch i łowienie lub łamanie haseł, w tym również w celu uzyskania

osobistych i poufnych informacji i kradzieży tożsamości; przechwytywanie i analizowanie

informacji przesyłanych przez sieć teleinformatyczną,

e) podłączanie do systemu teleinformatycznego nielegalnych urządzeń, dających

nieuprawniony dostęp do chronionych danych i usług.

6. W celu zmniejszenia zagrożeń lub redukcji potencjalnych szkód należy:

a) ograniczyć zakres danych wprowadzanych do systemu do faktycznych potrzeb (zasada

minimalizacji danych). W szczególności należy rozważyć, czy w celu należytej obsługi

rezerwacji i świadczenia usług niezbędne jest przechowywanie w systemie pełnych danych

identyfikacyjnych klientów (imion i nazwisk, numerów identyfikacyjnych itp.,), czy też

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 8 z 15

wystarczy posłużenie się imieniem i ewentualnie inicjałem lub kilkuliterowym skrótem

nazwiska lub innym identyfikatorem (np. ostatnimi cyframi numeru telefonu);

b) stosować losowe lub pseudolosowe hasła, składające się z wielkich i małych liter oraz cyfr

oraz okresowo je zmieniać; częstotliwość zmiany hasła należy dostosować do ryzyka

związanego z nieuprawnionym ujawnieniem informacji chronionej i potencjalnej

szkodliwości skutków;

c) zaopatrzyć urządzenie łączące się z siecią teleinformatyczną w aktualny program

antywirusowy i zaporę sieciową (firewall); zaopatrzyć pocztę elektroniczną

w oprogramowanie wykrywające obecność wirusów w wiadomościach elektronicznych oraz

sprawdzać importowane dane przed ich otwarciem (uruchomieniem) za pomocą modułu

skanowania pliku programu antywirusowego;

d) zapoznać się z informacjami o bezpieczeństwie w cyberprzestrzeni publikowanymi przez

Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej i stosować się do zaleceń Prezesa URE

dotyczących bezpieczeństwa komunikacji:

−Informacja ogólna: https://www.uke.gov.pl/bezpieczenstwo-komunikacji-elektronicznej-

w-cyberprzestrzeni-15265.

−Urządzenia mobilne: https://www.uke.gov.pl/bezpieczenstwo-komunikacji-

elektronicznej-w-cyberprzestrzeni-urzadzenia-mobilne17398

7. W celu zapewnienia jakości usług system korzysta z ciasteczek (cookies), tj. niewielkich

plików komputerowych wprowadzanych do systemu teleinformatycznego usługobiorcy. Obsługę

ciasteczek można wyłączyć w ustawieniach przeglądarki; w przypadku wyłączenia ciasteczek

korzystanie z systemu może być utrudnione lub niemożliwe.

Wykorzystywane są następujące typy ciasteczek:

a) Sesyjne – po zakończeniu sesji danej przeglądarki lub wyłączeniu urządzenia, informacje są

usuwane z jego pamięci urządzenia. Mechanizm cookies sesyjnych nie pozwala na

pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z urządzenia

użytkownika.

b) Trwałe – są przechowywane w urządzeniu Użytkownika do momentu ich usunięcia. Są one

wykorzystywane podczas korzystania z funkcji automatycznego logowania do serwisu za

pomocą autoryzacji zewnętrznej (serwisów społecznościowych), jeśli funkcja logowania

automatycznego została udostępniona.

Więcej informacji o ciasteczkach: https://skrypt-cookies.pl/czym-sa-ciasteczka

8. Do jednoznacznej identyfikacji użytkownika korzystającego z systemu używane są: imię, firma

(marka) i adres poczty elektronicznej użytkownika. Użytkownik może fakultatywnie ustalić

dodatkowe, własne identyfikatory: login (domyślnie jest to adres poczty elektronicznej) i nr

telefonu oraz umieścić w systemie informacje o rodzaju lub opisie zasobów (zajęć, usług)

rezerwowanych przez system (nieobowiązkowe); konsekwencją niepodania tych danych jest ich

nieumieszczenie w systemie.

9. Treść regulaminu jest udostępniania, możliwa do odtworzenia i utrwalenia bez logowania.

10. Logując się do systemu użytkownik wyraża wolę korzystania z systemu rezerwacyjnego

na warunkach określonych w regulaminie. Użytkownik może zakończyć korzystanie z usług

systemu rezerwacyjnego w każdym czasie.

11. Warunki świadczenia usług drogą elektroniczną:

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 9 z 15

a) Wymagania techniczne: współczesne urządzenie końcowe zdolne do połączenia się z siecią

Internet, pobrania strony internetowej, jej udostępnienia użytkownikowi oraz interakcji z tą

stroną (wprowadzania informacji), z zainstalowanym aktualnym oprogramowaniem, w tym

również przeciwwirusowym; urządzeniem tym może być przykładowo komputer osobisty,

tablet, smartfon lub inne urządzenie z przeglądarką internetową zdolną do obsługi stron

w standardzie html.

b) Niedozwolone jest umieszczanie w systemie treści: o charakterze bezprawnym; niezgodnych

z zasadami współżycia społecznego, a w szczególności nawołujących do przemocy lub

nienawiści, używania substancji szkodliwych lub niebezpiecznych, zachowań szkodliwych

lub niebezpiecznych, propagowania uzależnień; o charakterze politycznym lub religijnym;

szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO – z wyjątkiem

danych dotyczących zdrowia, które mogą być przetwarzane wyłącznie w zakresie

niezbędnym do organizacji udzielania lub udzielania świadczeń zdrowotnych

organizowanych lub udzielanych za pomocą systemu (konsultacje zdalne), z zachowaniem

ich poufnego charakteru.

c) Niedozwolone jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do

oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji

elektronicznej. Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę

na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go

adres elektroniczny.

d) Warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną:

złożenie oświadczenia woli o zawarciu umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną

następuje przez akceptację regulaminu i zalogowanie w systemie, a rozwiązanie umowy –

przez wyrejestrowanie (usunięcie konta). Użytkownik może rozwiązać umowę w każdym

czasie.

e) Postępowanie reklamacyjne: prosimy o zgłaszanie uwag, problemów i oczekiwanych

sposobów ich rozwiązania pocztą elektroniczną pod adres operatora systemu.

W przypadkach objętych rękojmią lub gwarancją jakości stosuje się przepisy o rękojmi lub

gwarancji. W przypadkach dotyczących danych osobowych postępuje się w sposób

wskazany w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). W pozostałych

przypadkach decyzja o sposobie postępowania podejmowana jest na podstawie

okoliczności sprawy.

Życzymy przyjemnego i efektywnego korzystania z systemu.

Zespół – operator systemu

Branicka i Utnik spółka jawna

KRS nr 0000855526

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 10 z 15

Część trzecia:

Polityka ochrony danych

Na podstawie art. 24 ust. 1-2 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”) informujemy

o prawach związanych z ochroną danych osobowych oraz o polityce ochrony danych.

1. Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) przetwarzanych w związku ze

świadczeniem usług drogą elektroniczną (działanie systemu rezerwacyjno-sprzedażowego,

informowanie o usługach możliwych do zarezerwowania przez system; promocja usług,

pośrednictwo w sprzedaży) lub świadczeniem przez siebie usług drogą inną niż elektroniczna

jest operator systemu rezerwacyjnego – Branicka i Utnik spółka jawna w Warszawie, ul.

Pogodna 33, 05-077 Warszawa 147, NIP: 952 220 86 61, wpisana przez Sąd Rejonowy dla m. st.

Warszawy w Warszawie do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000855526.

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować we

wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych lub korzystania z praw

związanych z przetwarzaniem danych pod adresem: prywatnosc @ pogodna·edu·pl.

2. Administratorami danych osobowych przetwarzanych w związku ze świadczeniem usług drogą

inną niż elektroniczna, na które zapisy następują drogą elektroniczną, są ponadto Użytkownicy

Zawodowi systemu rezerwacyjnego – usługodawcy tych świadczeń, którzy opracowują własne

polityki prywatności i ochrony danych. W zakresie, decyzje o celach i sposobach przetwarzania

danych podejmowane są wspólnie, Administrator oraz Użytkownicy Zawodowi są

współadministratorami danych i w drodze uzgodnień w przejrzysty sposób określają swoje

zakresy odpowiedzialności dotyczącej obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych

osobowych, w szczególności w odniesieniu do udzielania informacji osobie, której dane dotyczą

oraz wykonywania przez nią praw na tle przetwarzania danych osobowych.

3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla

osoby, której dane dotyczą; zapewnia w tym celu odpowiednie środki techniczne

i organizacyjne oraz stosuje niniejszą politykę ochrony danych.

4. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych dotyczące usługobiorcy:

a) adres poczty elektronicznej i login (domyślnie jest nim adres poczty elektronicznej),

b) imię i nazwisko dysponenta rezerwacji (informacja nieobowiązkowa),

c) firma lub marka (informacja nieobowiązkowa),

d) dane niezbędne do dokonania i obsługi rezerwacji (daty, godziny, przedmioty rezerwacji,

dodatki, opis, ceny i sposób rozliczeń, jeśli następują przez system rezerwacyjny) oraz

terminarz rezerwacji,

a w zakresie, w jakim usługi świadczone przez Administratora są odpłatne – ponadto:

e) imię (imiona), nazwisko, firma,

f) adres zamieszkania i siedziby (prowadzenia działalności gospodarczej),

g) PESEL, numery identyfikacyjne i inne dane publicznie dostępne (CEIDG, NIP, REGON),

h) informacje dotyczące wiarygodności płatniczej,

i) informacje niezbędne do rozliczenia usług (cena, rodzaj, zakres, koszt, rozliczenie płatności).

j) w przypadku płatności przez osobę trzecią – dane identyfikacyjne płatnika.

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 11 z 15

5. Podanie adresu poczty elektronicznej nie jest obowiązkiem prawnym. Przetwarzanie tej danej

jest niezbędne w celu identyfikacji użytkownika, nadesłania mu hasła tymczasowego do

systemu oraz w celu zalogowania i umożliwienia użytkownikowi korzystania z systemu – tj. do

podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy lub w celu

zawarcia i należytego wykonywania umowy oraz w celu wypełnienia obowiązku prawnego

identyfikacji użytkowników i ochrony dostępu do danych powierzonych przez użytkowników,

ciążącego na Administratorze. Przetwarzanie ww. danej następuje na podstawie przepisów

prawa, tj. art. 18 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 6 ust. 1 lit. b-c Ogólnego

rozporządzenia o ochronie danych (dalej: „RODO”) i do ich przetwarzania nie jest potrzebna

odrębna zgoda.

6. Zmiana pierwszego loginu (adresu poczty elektronicznej) na inny może dokonać użytkownik

samodzielnie, w zależności od swoich preferencji. Zmiana loginu nie jest obowiązkowa. Podanie

imienia i nazwiska dysponenta rezerwacji oraz firmy (marki) jest nieobowiązkowe – zamiast nich

można wpisać kreskę („–”). Dane te służą ułatwieniu Klientom Użytkowników odnalezienia

interesujących ich zajęć oraz skierowania się do odpowiednich pomieszczeń. Podanie

podstawowych danych o rezerwacji (daty, godziny, przedmiot rezerwacji, ew. dodatki) nie jest

obowiązkowe, lecz przetwarzanie tych danych przez system stanowi cel i istotę działania

systemu rezerwacyjnego i bez podania tych danych rezerwacja nie będzie mogła być utworzona.

Podanie dodatkowych danych o rezerwacji, takich jak oznaczenie rezerwacji (nazwa zajęć), opis

rezerwacji (notatki), uczestnicy – jest nieobowiązkowe, konsekwencją ich niepodania jest

nieprzetwarzanie tych danych. Podanie pozostałych danych (litery e-j) nie jest obowiązkowe,

lecz może być warunkiem zawarcia umowy odpłatnej. W tym przypadku ich przetwarzanie jest

niezbędne do identyfikacji użytkownika lub w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której

dane dotyczą przed zawarciem umowy (przygotowanie umowy) lub w celu zawarcia i

należytego wykonywania umowy lub jest niezbędne w celu wypełnienia prawnego obowiązku

ciążącego na Administratorze (prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej, wystawianie

dokumentów płatniczych, należyte wykonanie umowy) lub wynika z prawnie uzasadnionego

interesu Administratora (identyfikacja i weryfikacja zdolności płatniczej kontrahenta, obrona

przed roszczeniami, dochodzenie roszczeń). Przetwarzanie ww. danych następuje na podstawie

przepisów prawa, tj. art. 18 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 6 ust. 1 lit. b, c

i f Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: „RODO”) i do ich przetwarzania nie jest

potrzebna odrębna zgoda użytkownika.

7. W zakresie, w jakim Administrator organizuje lub współorganizuje udzielanie świadczeń

zdrowotnych, udziela świadczeń zdrowotnych lub pośredniczy w ich sprzedaży, może

przetwarzać ponadto:

a) dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, PESEL osoby, dla której rezerwowane są świadczenia

zdrowotne,

b) rodzaj świadczenia zdrowotnego,

c) tożsamość, zawód i specjalność osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych lub

uczestniczącej w udzielaniu tych świadczeń,

d) informacje niezbędne do identyfikacji i przygotowania świadczeń zdrowotnych.

8. Przetwarzanie tych danych następuje na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędne do

wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed

zawarciem umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na

Administratorze) oraz art. 9 ust. 2 lit h RODO (profilaktyka zdrowotna lub medycyna pracy;

ocena zdolności pracownika do pracy; diagnoza medyczna; zapewnienie opieki zdrowotnej;

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 12 z 15

leczenie lub zarządzanie systemami i usługami opieki zdrowotnej, z zastrzeżeniem warunków

i zabezpieczeń ochrony danych); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes

Administratora – wykonanie obowiązków prawnych związanych z organizacją udzielania lub

udzielaniem świadczeń zdrowotnych) i do ich przetwarzania nie jest potrzebna odrębna zgoda

użytkownika.

9. Ponadto Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych, jeśli zostaną one

podane przez użytkownika:

a) login (domyślnie jest to adres poczty elektronicznej),

b) indywidualny sposób konfiguracji systemu rezerwacyjnego,

c) pożądany zwrot grzecznościowy,

d) dodatkowe informacje o rezerwacjach (np. rodzaj zajęć).

10. Podanie wyżej wymienionych danych jest nieobowiązkowe. Przetwarzanie danych następuje na

podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na

żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy). Konsekwencją niepodania

danych jest ich nieumieszczenie w systemie i brak jego indywidualizacji. Użytkownik systemu

rezerwacyjnego może w każdej samodzielnie chwili zmienić treść danych osobowych

przetwarzanych w ww. celach lub całkowicie je usunąć poprzez system rezerwacyjny (Moje

konto → Profil oraz Terminarze → Mój terminarz).

11. Zarówno w przypadku usług świadczonych drogą elektroniczna, jak też z pominięciem tej drogi,

Administrator może ponadto przetwarzać następujące kategorie danych:

a) dane identyfikacyjne, identyfikujące kontrahenta, jak imię i nazwisko, nr PESEL lub inny

numer identyfikacyjny,

b) dane kontaktowe, umożliwiające kontakt z kontrahentem, takie jak nr telefonu, adres

poczty elektronicznej, adres zamieszkania lub inna dana kontaktowa podana przy

rejestracji (rezerwacji),

c) dane dotyczące wiarygodności płatniczej,

d) dane dotyczące treści istniejącego, negocjowanego lub zakończonego stosunku prawnego

(umowy) pomiędzy usługodawcą, a kontrahentem oraz sposobu jego wykonywania,

e) nagłówki i treść korespondencji prowadzonej z użytkownikiem,

f) inne dane podane przez osobę, której dane dotyczą.

12. Podanie danych nie jest obowiązkowe, jednak konsekwencją niepodania danych może być

utrudnienie lub uniemożliwienie kontaktu, niedopasowanie umowy do potrzeb stron lub

niezawarcie umowy. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

(niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane

dotyczą, przed zawarciem umowy), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes

Administratora – zabezpieczenie dowodów, zapewnienie jakości usług, dopasowanie produktów

do potrzeb użytkowników, wykrywanie i usuwanie wad produktów i usług oraz ograniczanie ich

skutków, redukcja ryzyk, zaspokajanie roszczeń z rękojmi lub gwarancji jakości, informowanie

użytkowników o własnych produktach i ich modyfikacjach, weryfikacja zdolności płatniczej,

ochrona przed roszczeniami, dochodzenie roszczeń).

13. Administrator przetwarza dane osobowe:

a) w celu zawarcia i wykonywania stosunku prawnego (w tym umowy) oraz w celu obrony

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 13 z 15

przed roszczeniami i dochodzenia roszczeń – przez okres obowiązywania tego stosunku

(w tym umowy), a następnie przez okres prawdopodobnego przedawnienia roszczeń –

w celu zawarcia i wykonania umowy oraz obrony przed roszczeniami i dochodzenia

roszczeń,

b) w celu realizacji obowiązków nałożonych przepisami prawa – przez okres wymieniony

w tych przepisach,

c) w celu marketingu własnej działalności Administratora, z wyjątkiem marketingu

bezpośredniego – do czasu wniesienia ewentualnego sprzeciwu z uwagi na szczególną

sytuację osoby, której dane dotyczą, z tym że dane mogą być przetwarzane również po tym

czasie w przypadku wystąpienia przesłanek uprawniających do ich przetwarzania,

d) w celu marketingu bezpośredniego własnej działalności Administratora w trakcie trwania

umowy – do czasu wniesienia ewentualnego sprzeciwu,

e) w celu marketingu bezpośredniego własnej działalności Administratora po rozwiązaniu,

wygaśnięciu lub odstąpieniu od umowy, prowadzonego za zgodą Użytkownika – do czasu jej

wycofania.

14. Dane mogą być przekazane następującym kategoriom odbiorców:

a) podmiotom i organom, którym Administrator jest zobowiązany lub upoważniony

udostępnić dane osobowe lub dostęp do nich na podstawie powszechnie obowiązujących

przepisów prawa, z zastrzeżeniem ewentualnej tajemnicy zawodowej chronionej odrębnymi

przepisami (w przypadku zamiaru umieszczania w systemie danych szczególnie chronionych

należy zawrzeć odrębne porozumienie dotyczące ochrony tych danych, trybu ich

udostępniania oraz osób upoważnionych do dostępu do danych),

b) podmiotom uczestniczącym w procesach niezbędnych do prowadzenia działalności przez

Administratora, (w tym dostarczającym usługi hostingowe, przetwarzania informacji

i informatyczne, księgowe, windykacyjne, usługi biura informacji gospodarczych, prawne).

15. Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany i nie stosuje profilowania.

16. Osobie, której dane dotyczą przysługują prawa:

a) żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia

przetwarzania;

b) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

c) do przenoszenia danych,

d) w przypadku przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a – prawo

cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania,

którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

e) do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

17. Korzystanie z praw związanych z ochroną danych:

a) Dostęp do danych w systemie jest realizowany samodzielnie przez zalogowanie do systemu,

a sprostowanie lub usunięcie poszczególnych danych lub całości danych (usunięcie konta

użytkownika) może nastąpić bezpośrednio przez użytkownika systemu,

b) Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw –

z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej

danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 litera e RODO (przetwarzanie jest niezbędne

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 14 z 15

do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach

sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi) lub litera f (prawnie

uzasadniony interes administratora) w tym profilowania na podstawie tych przepisów.

Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on

istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec

interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia,

dochodzenia lub obrony roszczeń.

c) Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba,

której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec

przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym

profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem

bezpośrednim.

d) Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie

używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące,

które dostarczyła administratorowi, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu

administratorowi bez przeszkód ze strony administratora, któremu dostarczono te dane

osobowe, jeżeli: przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy

oraz odbywa się w sposób zautomatyzowany. Wykonując prawo do przenoszenia danych

osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez

administratora bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

e) W przypadku cofnięcia zgody na przetwarzanie danych administrator ma obowiązek usunąć

bez zbędnej zwłoki dane osobowe przetwarzane na podstawie tej zgody, jeśli nie ma innej

podstawy prawnej przetwarzania.

18. Dane osobowe mogą pochodzić ze źródeł powszechnie dostępnych (np. baz i rejestrów: REGON,

Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowego Rejestru

Sądowego) oraz od innego administratora, który przekazał je Administratorowi stosownie do

prawa do przenoszenia danych. W pozostałych przypadkach dane są zbierane od osoby, której

dane dotyczą.

19. Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do organizacji międzynarodowych

ani do państwa trzeciego (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego).

20. W zakresie, w jakim dane osobowe są zbierane na podstawie zgody lub żądania Użytkownika,

ich podanie jest dobrowolne. W przypadku niepodania danych, dane nie będą zbierane.

W zakresie, w jakim dane osobowe są zbierane w celu negocjacji, zawarcia, wykonania umowy

– ich podanie jest również dobrowolne, lecz w przypadku niepodania danych w tym celu, cel

ten może nie być zrealizowany należycie lub może nie być w ogóle zrealizowany.

Treść podlega ochronie prawnej.

Warszawa, 4 sierpnia 2022 r.

Zespół – operator systemu

Branicka i Utnik spółka jawna

KRS nr 0000855526

System umawiania wizyt i rezerwacji zasobów Pogodne Rezerwacje™ str. 15 z 15